Offentlig sektor står inför allt mer komplexa utmaningar med ökade krav på effektivitet, transparens och bättre service till medborgarna.

Samtidigt närmar sig stora pensionsavgångar, och en ny generation medarbetare ställer andra krav på moderna digitala verktyg för en mer hållbar arbetsmiljö. Parallellt förändras omvärlden allt snabbare, vilket ökar pressen på organisationer att kunna anpassa sig.

I detta landskap blir innovation och digitalisering avgörande för att kunna leverera högkvalitativa välfärdstjänster. Men trots stora investeringar ser vi fortfarande många misslyckade digitaliseringsprojekt – ofta på grund av att förändring drivs uppifrån och inte utgår från de som faktiskt berörs av den.

Så vad är det egentligen som saknas? Svaret kan ligga närmare än du tror – hos dina medarbetare.

Vad är medarbetardriven innovation?

Medarbetardriven innovation innebär att förändring utgår från de som känner verksamheten bäst: de som arbetar närmast de dagliga processerna. Istället för att införa färdiga, toppstyrda system innebär detta att medarbetarnas erfarenheter och behov får styra utvecklingen.

Digitalisering handlar till exempel inte bara om att automatisera befintliga processer. Vågar man innovera och tänka nytt kan man, med teknologins hjälp, skapa nya processer som bättre stödjer verksamhetens mål. Djävulen sitter i detaljerna och det är oftast slutanvändaren som känner smärtan av ineffektiva system och processer och som därmed ofta har de bästa förslagen på förbättringar.  

Framgångsfaktorer för medarbetardriven digitalisering och innovation

1. Börja smått och bygg vidare på framgångar

Ett vanligt digitaliseringsmisstag är att försöka lösa alla problem med ett stort, komplext system. I stället kan det vara mer effektivt att börja med mindre, avgränsade projekt och sedan skala upp.

Exempel: En svensk region digitaliserade sin process för bidragsansökningar, vilket tidigare krävde över 1000 signaturer i månaden, i en kombination av pappersdokument och Excel-ark. Genom att utgå från medarbetarnas behov skapades en mer spårbar och användarvänlig digital lösning. När den första processen var på plats upptäckte de att lösningen också kunde anpassas för att hantera jävshantering, och längre fram även andra processer inom regionen.

2. Skapa en kultur där innovation får ta plats

För att innovation ska lyckas krävs mer än rätt teknik – det krävs mod, struktur och rätt förutsättningar.

•  Politiskt stöd: Det är viktigt att innovation blir en strategisk prioritet och att dedikerade medel i budgeten avsätts för att stötta utvecklingsprojekt utan krav på omedelbar nyttoberäkning.
• Strukturella förändringar: Nya forum, roller och arbetsgrupper kan behövas för att driva innovationsarbete och säkra långsiktig utveckling. Det räcker inte med eldsjälar som driver på, för att verkligen göra skillnad behövs innovation även synas i organisationsstrukturen.
• Mod: Sist men inte minst krävs ett visst mått av mod och ett starkt ledarskap som vågar tänkta nytt och skapa rätt förutsättningar för att förändring ska kunna ske. 

Lärdom: När innovation ses som en långsiktig investering snarare än ett kortsiktigt projekt skapas bättre förutsättningar för att lyckas.

3. Involvera och stärka medarbetarna från start

Ett vanligt hinder är att medarbetarna inte känner sig delaktiga i förändringsresan. För att skapa engagemang och ägandeskap är det avgörande att:

• Identifiera nyckelpersoner: Hitta medarbetare som brinner för utveckling och ge dem mandat att påverka.
• Bygga förtroende: Visa hur förändringen gynnar både organisationen och individen.
• Skapa strukturer: Tydliga arbetssätt, forum och stöd från ledningen gör det enklare att driva förändring. När bollen väl är i rullning, se till att organisationen stödjer innovationsarbetet och att det integreras i kulturen.
  
  

Vanliga hinder och hur de kan övervinnas

❌ Rädsla för förändring och osäkerhet kring nyttan

➡️ Lösning: Börja smått, visa tydliga resultat och lyft fram goda exempel.

❌ Brist på rätt kompetens och resurser

➡️ Lösning: Identifiera interna innovatörer och möjliggör extern kompetensförsörjning.

❌ Stora, komplexa system som bromsar utvecklingen

➡️ Lösning: Satsa på modulära, flexibla system som kan samverka snarare än att försöka bygga ett allt-i-ett system.

Slutsats: Medarbetardriven innovation är framtidens väg framåt för offentlig sektor

Genom att involvera medarbetarna tidigt, fokusera på faktiska behov och skapa rätt strukturella förutsättningar kan offentlig sektor:

✅ Skapa mer hållbara och effektiva arbetsprocesser

✅ Stärka arbetsmiljön och medarbetarnas engagemang

✅ Leverera bättre service till medborgarna

‍