Hälso- och sjukvårdsförvaltningen i Region Stockholm ersatte tidskrävande pappersprocesser med ett digitalt, skräddarsytt ärendehanteringssystem

Enheten för hälsoutveckling inom Region Stockholm ansvarar för de verksamhetsbidrag, som ideella organisationer årligen kan ansöka om. Större och mindre organisationer beviljas bidrag som ett stöd i deras arbete för god och jämlik hälsa. 

Ett viktigt steg mot digitalisering 

Region Stockholm tog sikte mot en digitaliserad framtid för några år sen, men trots det var det inte helt lätt att få med alla medarbetare på den digitala förändringsresan. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen var tidigt ute gällande digitala lösningar, jämfört med andra avdelningar inom Region Stockholm. Till slut beslöt de sig för att testa Flowfactory, vilket visade sig vara en bra match. 

- Det var flera hos oss som inte var så bevandrade i den digitala världen, och som kanske hellre hade velat fortsätta som man alltid gjort, menar Lis-Marie. Jag hade heller ingen koll på low-code, men det behövde jag ju inte heller! Flowfactory lärde oss allt vi behövde veta och idag är det inte många skeptiker längre.

Ett tätt samarbete ledde till att systemet kunde användas efter bara 8 veckor 

När samarbetet inleddes visste Lis-Marie och hennes medarbetare vad de ville ha ut av systemet, vilket underlättade när systemet skulle byggas.

- Vi hade grunden, vi visste att vi ville förändra pappersprocessen vid ansökningar in i ett digitalt system. Men vi gjorde flera ändringar på vägen och fick bra förslag från Flowfactorys low-code-utvecklare som utmanade våra tankesätt. Det var perfekt att vi kunde ge och ta och samarbeta fram lösningen. Det mesta var klart och kunde börja användas efter bara 8 veckor. 

När de väl var igång och kunde använda systemet fullt ut, kunde ett framgångsrikt samarbete ta sin början. 

Vi kände verkligen att Flowfactory var lyhörda för oss handläggare och våra behov, vilket kändes tryggt. Sakta men säkert byggdes systemet fram. Nu kunde alla ansökningar komma in i samma system, alla gick att läsa digitalt, och vi kunde hantera uppgifter lättare. Det kändes helt fantastiskt!

Low-code-teknik öppnade upp för ökad kreativitet 

Eftersom low-code är en systemutvecklingsform som bygger på drag-och-släpp-teknik med ett visuellt gränssnitt, öppnar det upp möjligheten för ett direkt samarbete mellan utvecklare och handläggare utan mellanhänder. Lis-Marie och en kollega arbetade sida vid sida med Flowfactorys low-code-utvecklare och skapade lösningen tillsammans, vilket ledde till ökad kreativitet och ömsesidig förståelse.

- Det var faktiskt väldigt roligt. Vi kände oss delaktiga och som en del av lösningen, istället för att vi fick en lösning presenterad för oss tre månader senare. På så sätt kunde vi påverka i ett tidigt stadie istället för att komma med feedback i efterhand. Sedan kände man sig stolt efteråt att ha varit med och skapat systemet!

Införandet gav flera positiva effekter. Handläggarna kunde ta åt sig andra arbetsuppgifter, då implementationen gjorde att de frigjorde effektiv tid. Arbetsdynamiken blev bättre och nöjdare medarbetare ledde till nöjdare aktörer som sökte bidrag. Medarbetarna kände sig stolta över att ha varit med att kunna bidra med kunskap till utformningen av ärendehanteringssystemet.  

Avslutningsvis berättar Ruth Laporte om vad hon söker efter när hon väljer sina samarbeten.  

- Min erfarenhet är att inte bara titta på vad man sparar utan även vad man får och vad syftet är med implementeringen. Vem är aktören som skall göra arbetet? Hur är relationen mellan leverantör vs beställare, och finns det en vilja från leverantör att förstå ens behov och även bidra till äkta samhällsnytta? Det var det jag prioriterade och hittade i Flowfactory!